Smarte Alternativen zur klassischen To-Do-Liste

In diesem Artikel erfährst Du, warum Du im Umgang mit der klassischen To-Do-Liste zu Recht Schnappatmung bekommst und welche smarteren Alternativen es gibt, mit denen Du den Überblick über die Aufgabenfülle als Unternehmerin rocken kannst. 

Wie Du als (angehende) Unternehmerin Überblick über all Deine Aufgaben behältst und dadurch mehr Zeit für die wichtigen Dinge gewinnst

Wenn Du mich fragst, hat die klassische To-Do-Liste längst ausgedient.

Wenn ich eines  im Umgang mit der klassischen To-Do-Liste und dem Aufschreiben aller Tätigkeiten erreicht habe, dann ist es die völlige Verzettelung und maximale Unzufriedenheit am Ende eines Tages.
Vielleicht gehörst Du auch zu den Ladies, die Schnappatmung bekommen, wenn sie hören: „Dann leg Dir eine To-Do-Liste an und arbeite sie ab.“

Eines vorab: Es liegt nicht an Dir!
In diesem Artikel erfährst Du, warum Du im Umgang mit der klassischen To-Do-Liste zu Recht Schnappatmung bekommst und welche smarteren Alternativen es gibt, mit denen Du den Überblick über die Aufgabenfülle als Unternehmerin rocken kannst.  Lass uns dafür einen Mythos um die To-Do-Liste unter die Lupe nehmen.


Mythos:  Mit einer To-Do-Liste arbeitest Du produktiver.


Möööp!  Nope! Irrtumalarm!

Die klassische To-Do-Liste, in der Du all Deine Aufgaben schön aufgelistet hast, mag zwar cool aussehen, macht Dich aber nicht produktiver.
Warum?

Weil die Aufgaben nicht priorisiert sind. Ohne Priorisierung, arbeitest Du unnötig mehr, als nötig und erreichst am Ende des Tages vielleicht nur, dass Du eine unerledigte Aufgabe nach der anderen auf morgen verschiebst.

Die Frage ist allerdings:
In welche Aufgaben hast Du denn Deine Zeit und Dein Engagement investiert?

Wenn Du am Ende des Tages nicht nur zufrieden mit Deinen Ergebnissen sein willst, sondern auch ohne schlechtes Gewissen in den Feierabend gehen willst, dann gewöhn Dir lieber ein anderes Vorgehen an. Fang an, Aufgaben zu priorisieren!

Methoden zum Aufgaben organisieren und priorisieren

Es geht nicht darum, dass Du möglichst viel machst und ständig beschäftigt bist. Es geht darum, dass Du mit wenig Aufwand viel erreichst, ohne Dich dabei pausenlos abzurackern.

Dafür brauchst Du eine smarte Priorisierung und strategische Planung.
Du sollst nicht eingeengt sein, sondern durch smarte Planung eben genug Freiraum bekommen.

Frage Dich darum bei Deiner Wochen- und Tagesplanung immer wieder Folgendes:

Welche Termine und Aufgaben sind wirklich wichtig?
Welcher Termin und welche Aufgabe bringt Dich und Dein Unternehmen wirklich voran?

Auf diese legst Du dann den Hauptfokus. Diese Aufgaben machst Du als erstes.

Danach ist Zeit für die restlichen Aufgaben.

Es gibt unzählige Methoden, mit denen Du Deine Aufgaben smart organisieren und priorisieren kannst.
Am Ende ist es wichtig, dass Du die wählst, die am Besten zu Dir passt. Heute stelle ich Dir erstmal meine Lieblingsmethoden vor. Eine davon ist die Eisenhower Matrix. Vielleicht hast Du ja davon schonmal gehört.

Eisenhower-Methode bzw. Eisenhower-Matrix

Man sagt, dass der ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower in einer Rede Folgende smarte Aussage verkündete: “I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“

Wenn wir diese Aussage nutzen, können wir Aufgaben mit den Kriterien „wichtig“ und „dringend“ klassifizieren und in 4 Kategorien einordnen und priorisieren:

 

  1. wichtig und dringend (A-Aufgaben)
  2. wichtig, aber nicht dringend (B-Aufgaben)
  3. nicht wichtig, aber dringend (C-Aufgaben)
  4. weder wichtig noch dringend (D-Aufgaben)

Die einzelnen Kategorien unter der Lupe

  1. wichtig und dringend (A-Aufgaben) -> sofort selbst erledigen
  2. wichtig, aber nicht dringend (B-Aufgaben) ->Termin machen und dann selbst erledigen
  3. nicht wichtig, aber dringend (C-Aufgaben) -> delegieren
  4. weder wichtig noch dringend (D-Aufgaben) -> Ablage P! Weg damit!

A-Aufgaben- wichtig und dringend

Bei der Einteilung deiner Aufgaben solltest du dich ganz genau fragen, ob deine dringenden Aufgaben wirklich auch wichtig sind.

Das sind die Aufgaben, die Dich an dein Ziel führen UNDsofort erledigt werden müssen.

Musst Du wirklich jetzt auf Insta Kommentare checken, oder hat das nicht Zeit bis zu Deinem Insta-Zeitfenster?
Musst Du wirklich JETZT diese Mail schreiben, oder hat das Zeit bis zu Deinem „Ich check-Mails- Fenster“ ?

A-Aufgaben sollten immer Prio haben und auch dann, wenn sie weniger Spaß machen als andere, zuerst abgearbeitet werden.

Damit Dein A-Fach überschaubar bleibt, setz Dir auch feste Termine für B-Aufgaben.

B-Aufgaben_ Wichtig, aber nicht dringend

Das sind Aufgaben, die für Dich, Dein Team und Dein business wichtig sind, aber (noch) nicht sofort erledigt werden müssen.  Das sind Aufgaben, die Dir langfristig helfen, die Rahmenbedingungen so zu gestalten, dass Du leichter an Dein Ziel kommst. Sie sind langfristig essentiell. Mit der klassichen To-Do-Liste kommt es oft vor, dass diese zu oft verschoben werden und dadurch unnötige Engpässe und Stress entsteht.

Deine Gesundheit, Partnerschaft, Deine Auszeit, Deine Fortbildungen, die regelmäßigen Checks Deiner Routinen fallen darunter.


Nimm diese Themen ernst!  Ignorierst Du sie, führen sie Dich irgendwann in den Burnout oder andere unnötigen Nöte.

Achte unbedingt darauf, dass es nicht soweit kommt. Kümmere dich regelmäßig um die wichtigen, aber (noch) nicht dringenden Dinge.

C-Aufgaben- nicht wichtig aber dringend

Das sind die Aufgaben, die erledigt werden müssen, aber nicht unbedingt von Dir.
Das können Websiteerstellung sein, Artikelrecherche oder Editieraufgaben, Buchhaltung, Kundenservice. Je nachdem, was Deine Kernkompetenzen sind und Deine Tätigkeit.

C-Aufgaben solltest Du, wenn möglich abgeben. Etwas, das ich für mich erst recht spät erkannt habe.
Das heißt nicht, dass Du direkt wen fix einstellen musst. Du kannst ebenso Praktikumsstellen vergeben oder Dich um virtuelle Assistenz kümmern.

Falls Abgeben für Dich noch nicht in Frage kommt, dann plane Dir für diese C-Aufgaben einen Zeitblock ein, nachdem Du die A-und B-Aufgaben erledigt hast. Für C-Aufgaben brauchst Du nicht unbedingt die Prime-Time Deiner mentalen Power.

D-Aufgaben nicht wichtig und nicht dringend

Das sind so geistige Bocksprünge, die uns irgendwann mal einfallen, dass wir sie tun könnten.

Das ist aber auch sowas, wie: Durch Social Media Scrollen, um Dir noch mehr Inspiration zu holen, die Dich davon abhält, dringende Aufgaben zu erledigen.


Dazu gehören auch Kooperationsanfragen die mit Dir, Deinen Unternehmenswerten und Deiner Unternehmensvision wenig gemeinsam haben.

Die Eisenhower Methode- ich mag sie einfach.

Wenn du die Prioritäten deiner Aufgaben gesetzt hast, kannst du mit der Tages- und Wochenplanung loslegen.

Wie Du Deine Woche und Deine Tagesplanung smart angehst, erfährst Du im nächsten Artikel „So erstellst Du einen smarten Wochenplan“.

Wenn ich Dir eines am Ende noch mitgeben darf:


Es geht beim Priorisieren und Planen nicht darum, dass Du Dir ein Korsett anlegst, sondern darum, dass Du dir einen Rahmen gestaltest, der es dir leichter macht, den Überblick zu bewahren und produktiv zu arbeiten, damit Du mehr Freiraum hast.


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